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협력사 파일을 업무 시스템으로 자동 분류하기

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기본 개념

외부 사용자로부터 파일을 받아 내부 업무 시스템에서 처리해야 하는 경우, 업로드된 파일을 담당자가 직접 확인한 뒤 고객이나 프로젝트, 파일 유형에 따라 각각 다른 위치로 옮기는 작업이 필요할 수 있습니다.

예를 들어 여러 외부 사용자가 하나의 업로드 공간에 계약서, 이미지, 보고서, 데이터 파일을 업로드하면, 담당자는 파일 이름이나 업로드 정보, 파일 유형을 확인한 뒤 각 업무 시스템이나 프로젝트 폴더로 파일을 분류해야 합니다.

하지만 업로드되는 파일 수와 외부 사용자가 늘어나면 어떤 파일이 누구의 파일인지, 어느 프로젝트에서 처리해야 하는지, 어떤 내부 시스템으로 전송해야 하는지 확인하는 작업도 함께 늘어날 수 있습니다.

INNORIX Flow를 활용하면 외부 사용자가 업로드한 파일을 하나의 수신 환경에서 확인하고, 설정한 조건에 따라 고객, 프로젝트 또는 파일 유형별로 분류해 내부 업무 시스템으로 자동 전송할 수 있습니다.

text
External Users
      │
      │ Upload Files
      ▼
Upload Workspace
      │
      ▼
Classification Flow
      │
 ┌────┼──────────────┐
 ▼    ▼              ▼
Customer A       Project B       File Type C
 │                │                │
 ▼                ▼                ▼
CRM / Folder    Project System   Processing System

이렇게 구성하면 외부 파일 업로드 → 파일 정보 확인 → 분류 조건 적용 → 내부 시스템 선택 → 파일 전송 → 처리 결과 확인까지 이어지는 파일 처리 흐름을 구성할 수 있습니다.

분류 기준

외부에서 업로드되는 파일은 모두 동일한 업무로 연결되지 않을 수 있습니다.

예를 들어 고객별로 다른 업무 시스템에서 파일을 처리하거나, 하나의 프로젝트에서도 계약 문서와 이미지, 데이터 파일을 각각 다른 담당 환경으로 전송해야 할 수 있습니다.

따라서 파일을 분류할 때는 업로드 주체뿐만 아니라 파일의 특성과 업무 기준을 함께 활용할 수 있습니다.

text
Uploaded File
      │
      ▼
┌─────────────────────┐
│ Classification Rules │
└──────────┬──────────┘
           │
   ┌───────┼────────┐
   ▼       ▼        ▼
Customer Project  File Type
   │       │        │
   └───────┼────────┘
           ▼
     Target System
분류 기준활용 방식
고객고객별 업무 시스템 또는 저장 위치로 전송
프로젝트프로젝트별 작업 공간으로 분류
파일 유형문서, 이미지, 데이터 등 유형별 처리
파일 이름지정된 이름 규칙에 따라 대상 선택
업로드 위치업로드된 경로를 기준으로 업무 구분

예를 들어 고객별 업로드 폴더를 기준으로 파일을 분류하거나, .pdf 파일은 문서 관리 시스템으로, .csv 파일은 데이터 처리 환경으로 자동 전송하도록 구성할 수 있습니다.

이처럼 하나의 업로드 공간을 사용하더라도 실제 내부 처리 환경은 파일의 조건에 따라 구분할 수 있습니다.

처리 구조

파일을 자동으로 분류할 때는 모든 파일을 동일한 내부 시스템으로 전송하는 대신, 분류 조건과 Target을 연결해 하나의 Flow 안에서 여러 처리 경로를 구성할 수 있습니다.

text
                    Incoming Files
                          │
                          ▼
                   Rule Evaluation
                          │
          ┌───────────────┼────────────────┐
          │               │                │
          ▼               ▼                ▼
       Customer        Project          File Type
          │               │                │
          ▼               ▼                ▼
     Customer System  Project Folder  Processing Server

이를 통해 외부 파일을 받은 뒤 담당자가 직접 파일을 다시 분류하는 과정 대신, 미리 설정한 기준에 따라 필요한 내부 환경으로 파일을 연결할 수 있습니다.

업무팀

파일 접수

업무팀은 외부 사용자가 업로드한 파일을 하나의 접수 환경에서 확인할 수 있습니다.

예를 들어 고객이나 협력 업체, 외부 담당자가 각각 필요한 파일을 업로드하면 내부 담당자는 여러 이메일이나 공유 폴더를 확인하는 대신, 지정된 업로드 공간을 기준으로 접수된 파일을 확인할 수 있습니다.

파일 접수 과정에서는 다음과 같은 정보를 확인할 수 있습니다.

확인 항목확인 내용
업로드 사용자파일을 업로드한 외부 사용자 정보
파일 이름업로드된 파일 식별
파일 유형문서, 이미지 또는 데이터 파일
업로드 시간파일이 접수된 시점
분류 상태내부 시스템으로 전송되기 전 또는 처리 중 상태
처리 결과정상 완료 또는 추가 확인 필요 여부

업무팀은 접수된 파일이 어떤 기준으로 분류되고 있는지 확인하면서 필요한 경우 특정 파일을 중심으로 후속 업무를 진행할 수 있습니다.

처리 확인

파일이 자동으로 분류된 이후에는 해당 파일이 실제 업무를 처리하는 내부 시스템에 정상적으로 반영되었는지 확인할 수 있습니다.

예를 들어 고객별 업무 공간으로 파일을 전송한 뒤 담당자가 검토를 시작하거나, 프로젝트 시스템에 반영된 파일을 기준으로 다음 작업을 진행할 수 있습니다.

text
File Uploaded
      │
      ▼
Auto Classification
      │
      ▼
Internal Workspace
      │
      ├── Review
      ├── Approval
      └── Next Task

파일이 내부 시스템에 반영된 이후에는 다음과 같은 업무로 연결할 수 있습니다.

처리 결과후속 업무
고객별 파일 반영고객 관련 업무 확인
프로젝트 분류 완료프로젝트 담당자 검토
문서 파일 반영검토 또는 승인 작업
데이터 파일 반영분석 또는 처리 작업
추가 확인 필요담당자 확인 후 재처리

이렇게 구성하면 외부에서 파일을 받는 과정과 내부에서 실제 업무를 시작하는 과정을 하나의 파일 흐름으로 연결할 수 있습니다.

IT 엔지니어

수신 환경

자동 분류를 구성하려면 먼저 외부 사용자가 파일을 업로드할 수 있는 수신 환경을 준비합니다.

외부 사용자가 동일한 업로드 공간을 사용할 수도 있고, 고객이나 업무 목적에 따라 별도의 업로드 위치를 구성할 수도 있습니다.

text
External Upload
│
├── Customer A
│     └── /incoming/customer-a/
│
├── Customer B
│     └── /incoming/customer-b/
│
└── General Upload
      └── /incoming/general/

수신 환경에서는 다음 항목을 설정할 수 있습니다.

구성 항목설정 내용
업로드 위치외부 파일이 수신되는 경로
접근 범위외부 사용자의 업로드 가능 범위
파일 조건허용하거나 분류할 파일 유형
식별 정보고객 또는 업무를 구분하는 기준
SourceFlow에서 확인할 파일 수신 환경

예를 들어 외부 사용자는 지정된 업로드 위치에만 파일을 등록하고, 내부 Flow는 해당 위치에 새 파일이 생성되는 것을 기준으로 다음 작업을 시작하도록 구성할 수 있습니다.

분류 규칙

수신된 파일을 내부 시스템으로 전송하기 전에 어떤 기준으로 분류할 것인지 설정합니다.

분류 규칙은 하나만 사용할 수도 있지만, 고객과 프로젝트, 파일 유형을 함께 고려해 여러 조건을 조합할 수도 있습니다.

text
Incoming File
      │
      ▼
┌───────────────────────┐
│ Customer = Customer A │
│ Project = Alpha       │
│ Type = CSV            │
└───────────┬───────────┘
            ▼
     Data Processing

예를 들어 다음과 같은 분류 규칙을 구성할 수 있습니다.

조건분류 대상
Customer A고객 A 업무 시스템
Project AlphaAlpha 프로젝트 작업 공간
.pdf문서 관리 시스템
.jpg, .png이미지 처리 환경
.csv, .json데이터 처리 서버

조건이 여러 개 있는 경우에는 먼저 고객을 구분한 뒤 프로젝트와 파일 유형을 추가로 확인하는 방식으로 세분화할 수 있습니다.

이를 통해 하나의 수신 경로에서도 실제 내부 처리 구조에 맞춰 파일을 분기할 수 있습니다.

Flow 구성

분류 조건과 Target을 연결하면 외부에서 업로드된 파일이 조건에 따라 필요한 내부 시스템으로 자동 전송됩니다.

text
                  Upload Source
                        │
                        ▼
                  Incoming Files
                        │
                        ▼
                 Classification Flow
                        │
          ┌─────────────┼─────────────┐
          ▼             ▼             ▼
      Customer A     Project B     Data Files
          │             │             │
          ▼             ▼             ▼
      Internal A    Workspace B   Data Server

Flow는 업무 구조에 따라 다음과 같이 구성할 수 있습니다.

구성 방식활용 방법
고객별 분류고객마다 지정된 내부 환경으로 전송
프로젝트별 분류프로젝트별 작업 공간으로 전송
유형별 분류파일 확장자와 유형에 따라 Target 선택
다단계 분류고객 확인 후 프로젝트 또는 유형별 추가 분류
공통 보관모든 파일을 중앙 저장소에 함께 보관 후 분기

예를 들어 먼저 모든 업로드 파일을 중앙 저장 위치에 기록한 뒤, 분류 조건에 따라 실제 처리 시스템으로 전송하는 방식으로도 구성할 수 있습니다.

자동 실행

외부 사용자가 파일을 업로드하면 새 파일 생성이나 지정된 조건을 기준으로 분류 Flow를 자동 실행할 수 있습니다.

파일이 업로드된 즉시 처리할 수도 있고, 여러 파일이 준비된 뒤 지정된 시간에 일괄적으로 분류할 수도 있습니다.

text
External Upload
      │
      ▼
┌──────────────────┐
│ Execution Trigger │
└────────┬─────────┘
         │
   ┌─────┼───────────┐
   ▼     ▼           ▼
New File Schedule  Request
   │     │           │
   └─────┼───────────┘
         ▼
 Classification Run

실행 조건활용 방식
New File새 파일 업로드 시 자동 실행
Date/Time지정된 시간에 파일 일괄 처리
After Transfer이전 전송 작업 완료 후 분류
URL Request외부 시스템 요청에 따라 실행
Manual Run운영자가 직접 작업 실행

파일의 생성 시점과 업무 처리 방식을 기준으로 실행 조건을 구성하면 파일 접수부터 내부 시스템 반영까지의 과정을 자동으로 이어갈 수 있습니다.

결과 확인

분류 작업이 실행되면 Runs에서 전체 파일 처리 상태와 분류 결과를 확인할 수 있습니다.

특정 작업을 선택하면 어떤 파일이 어떤 조건을 기준으로 어느 Target에 전송되었는지 확인할 수 있습니다.

각 Run에서는 다음과 같은 정보를 확인할 수 있습니다.

확인 항목확인 내용
Source외부 파일이 업로드된 위치
Classification적용된 분류 조건
Target파일이 전송된 내부 시스템
Total Files처리 대상 파일 수
Total Size전체 파일 용량
Progress현재 처리 진행률
Status완료, 진행 또는 확인 필요 상태
Started작업 시작 시간
Completed작업 완료 시간

이를 통해 여러 외부 사용자의 파일이 동시에 접수되는 경우에도 파일별 처리 결과와 실제 전송 위치를 확인할 수 있습니다.

예외 처리

일부 파일이 분류 조건에 맞지 않거나 지정된 내부 시스템으로 정상적으로 전송되지 않은 경우에는 해당 Run의 상세 정보를 통해 처리 상태를 확인할 수 있습니다.

예를 들어 새로 업로드된 파일의 확장자가 기존 규칙에 포함되지 않았거나, 특정 Target의 접근 상태에 문제가 있는 경우 해당 파일과 적용된 조건을 중심으로 확인합니다.

text
Classification Run
        │
        ▼
   Result Review
        │
 ┌──────┼─────────┐
 ▼      ▼         ▼
A ✓   B !       C ✓
        │
        ▼
   View Details
        │
 ┌──────┼──────────────┐
 ▼      ▼              ▼
Rule   File Info      Target
        │
        └──────┬───────┘
               ▼
             Adjust
               │
               ▼
              Retry
               │
               ▼
        Internal System

문제가 발생한 경우에는 다음 항목을 함께 확인할 수 있습니다.

확인 항목확인 내용후속 작업
파일 정보이름과 유형, 업로드 위치분류 조건 확인
분류 규칙적용된 고객·프로젝트·파일 조건규칙 조정
Source파일 수신 환경 상태업로드 경로 확인
Target내부 시스템 연결 상태대상 환경 확인
접근 권한파일 읽기 및 저장 가능 여부권한 설정 확인
실행 기록파일별 처리 결과와 Run 정보필요한 작업 다시 실행

문제가 해결된 뒤에는 모든 외부 파일을 다시 처리하는 대신, 분류가 완료되지 않은 파일이나 특정 Target에 전송되지 않은 작업을 중심으로 다시 실행할 수 있습니다.

이 과정을 통해 외부 사용자 파일 업로드 → 수신 환경 확인 → 고객·프로젝트·파일 유형별 분류 → 내부 업무 시스템 전송 → 담당자 업무 연결 → 처리 결과 확인 → 예외 파일 대응까지 이어지는 자동 파일 분류 흐름을 구성할 수 있습니다.

이를 통해 외부에서 들어오는 다양한 파일을 하나의 수신 환경에서 관리하면서, 실제 내부 업무 구조에 맞춰 자동으로 분류하고 필요한 시스템과 작업 공간으로 연결할 수 있습니다.