개요

흩어진 업무 파일을 같은 상태로 맞추기

팀에서 같은 업무 파일을 여러 PC나 서버에서 사용하면 파일을 복사하거나 전달하는 일이 반복됩니다. 그 과정에서 최신 파일을 확인하거나 변경된 파일을 다시 전달해야 하는 번거로움도 생깁니다.

업무 폴더 동기화는 한쪽 폴더의 파일 변경 사항을 다른 폴더에 자동으로 반영합니다.

파일을 직접 복사하거나 전달하지 않아도 필요한 폴더의 파일을 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

전·후 비교

파일을 직접 전달하지 않고 자동으로 반영하기

기존에는 파일을 수정한 뒤 담당자에게 전달하고, 받은 파일을 다시 복사해야 했습니다. 동기화를 적용하면 파일이 변경될 때 설정된 폴더에 자동으로 반영됩니다.

기존 방식
파일 수정 → 담당자에게 전달 → 파일 복사 → 업무 진행

동기화 방식
파일 수정 → 자동 반영 → 업무 진행

반복해서 파일을 전달하고 복사하는 작업을 줄여 파일 전달에 필요한 업무를 단순하게 만들 수 있습니다.

활용 사례

부서와 시스템 간 파일 자동 연계하기

업무 폴더 동기화는 부서 간 업무뿐 아니라 파일이 생성되는 환경과 실제 업무 환경이 다른 경우에도 활용할 수 있습니다.

부서 간 업무 파일 공유

기획팀에서 작성한 문서나 디자인팀에서 수정한 파일을 관련 부서의 업무 폴더에 자동으로 반영할 수 있습니다.

개발·검수 환경 연결

개발 환경에서 생성된 빌드 파일이나 배포 파일을 검수 환경으로 자동 반영해 담당자가 직접 파일을 복사하는 과정을 줄일 수 있습니다.

중앙 업무 서버와 지사 연결

본사에서 관리하는 업무 파일을 지사나 원격 업무 환경에 자동으로 반영해 각 환경에서 동일한 업무 파일을 사용할 수 있습니다.

반복 업무 파일 자동 반영

정기적으로 생성되는 보고서, 결과 파일, 작업 산출물 등을 정해진 대상 폴더에 자동으로 반영해 반복적인 파일 전달 업무를 줄일 수 있습니다.

활용 방식은 다르지만 공통점은 하나입니다. 파일이 변경될 때마다 사람이 전달하는 업무를 시스템이 대신하도록 만드는 것입니다.

업무팀

예를 들어 디자인 파일이 수정되면 연결된 업무 폴더에도 변경된 파일이 반영되어, 담당자가 별도로 파일을 요청하거나 전달할 필요가 없습니다.

동기화 문제 확인

파일이 반영되지 않을 때 먼저 상태 확인하기

파일이 예상한 위치에 보이지 않는다고 바로 다시 복사할 필요는 없습니다.

먼저 동기화 상태와 오류 여부를 확인하고, 문제가 계속되면 IT 담당자에게 전달합니다.

특히 파일이 삭제되었거나 내용이 잘못 변경된 경우에는 임의로 수정하거나 복사하지 않고 원본 파일과 동기화 상태를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

IT 엔지니어

동기화 환경 구성

연결할 장비와 파일 경로를 구성하기

화면에서 Source에 파일이 있는 장비와 폴더를 지정하고, Target에 파일을 반영할 장비와 폴더를 지정할 수 있습니다.

이렇게 장비와 경로를 연결하면 어디의 파일을 어느 위치로 반영할지 기본적인 동기화 환경이 구성됩니다.

동기화 조건 설정

파일이 언제 자동으로 반영될지 설정하기

동기화할 파일과 언제 반영할지를 설정합니다. Item created와 Item modified로 파일 생성·수정 시 자동 반영하도록 설정하고, Date/Time으로 정해진 시간에 실행하도록 설정할 수 있습니다.

또한 Item Filters에서 PDF, DOCS 등 동기화할 파일 유형을 제한할 수 있습니다.

즉, 어떤 파일을 어떤 조건에서 언제 반영할지 정해두면 필요한 파일만 자동으로 처리할 수 있습니다.

파일 충돌 처리

같은 파일이 있을 때 처리 방법 정하기

대상 폴더에 같은 이름의 파일이 이미 있다면 어떻게 처리할지 미리 정할 수 있습니다.

Overwrite: 기존 파일을 새 파일로 변경
Skip: 기존 파일을 유지하고 건너뜀
Numbering: 기존 파일을 유지하고 새 파일에 번호를 붙여 저장

업무 특성에 맞는 방식을 선택하면 동기화 과정에서 같은 파일이 겹치는 상황도 자동으로 처리할 수 있습니다.

상태 및 이력 확인

전송 상태와 처리 결과를 한곳에서 확인하기

자동 동기화가 실행되면 전송이 정상적으로 완료됐는지 한곳에서 확인할 수 있습니다. Completed와 Failed 상태로 작업 결과를 확인하고, 진행률을 통해 현재 동기화 상태를 확인할 수 있습니다.

Detail을 선택하면 동기화된 파일, 용량, 처리 시간 등 상세 결과도 확인할 수 있습니다.

문제가 발생한 작업은 상세 내용을 확인해 원인을 파악하고 필요한 조치를 진행할 수 있습니다.

업무 폴더 동기화

개요